"Ej, ráérünk arra még!" - Pató Pál
Az év végi adománygyűjtő kampánnyal foglalkozó jegyzet-sorozatban korábban már kitértünk a szervezet működésére, kultúrájára, mint befolyásoló tényezőre. Most nézzük meg az alkalmazott eszközök szerepét.
Nagyon fontos tisztában lennünk azzal a ténnyel, hogy miután túlestünk a kreatívok véglegesítésén azzal a kész, kézzelfogható anyag nem lesz az irodánk ajtaja előtt varázsütésre a következő pillanatban. Kissé erőltetett tanácsnak tűnik mindez, de a XXI. század technikai felgyorsulása közepette mégis gyakran ez a benyomása lehet az egyes beszállítóknak - mármint, hogy a megrendelők valami ilyesmire számítanak. Leginkább a versenyszektor vevői oldalán állóknak köszönhető ennek a „nézetnek” a térnyerése.
Tény, hogy manapság egy-két perc alatt változtathatunk már internetes kampányunk üzenetén, vagy néhány óra alatt digitális nyomdákban elkészíthetjük szórólapjainkat – akár néhány darabos példányszámban is. De mindezek jelentős többletköltséget is jelenthetnek. Ezért is fontos az eszközök megfelelő tervezése és a tervek végrehajtása. Például a már előbb említett internetes kampány előre automatizálásával, vagy a szórólapjainkon megjelenő üzeneteink jól megtervezettségével plusz költségeket kerülhetünk el. Nem jelent így többletráfordítást az alkalmazott szaktudást igénylő beszállítók váratlan, sürgős időben való riasztása (pl. informatikusok, grafikusok vagy akár futárszolgálatok), sem a nyomdai kis mennyiségekből származó magas egységárak.
Az előzőekben csak két példával szemléltettük, hogy mire érdemes figyelni és, ha kicsit több időt hagyunk, akkor költséghatékonyabb kampányt bonyolíthatunk. Ez minden eszközre vonatkozik.
Lássuk további példákkal is, hogy milyen átfutási időkkel érdemes számolni általánosságban az egyes eszközök elkészítésénél (biztonsággal, kisebb ráhagyásokkal):
Nyomdák: 4-10 munkanap, (egyszerű szórólaptól kezdve a címzett küldeményekig)..
Elektronikus kampányelemek, ha megvannak már az alapverziók és csak további változatok szükségesek: 1-3 munkanap.
Az újságok, magazinok megjelenés előtt 2-3, illetve 5-10 munkanappal kérik be a kész hirdetéseket attól függően, hogy napilapról vagy heti-/havilapról van-e szó.
Az óriásplakátok végleges terveit 7-10 munkanappal megjelenés előtt kell leadni.
Szállítás, fuvarozás: 1-2 munkanap.
TV/rádió: 5-15 munkanap adásba kerülés előtt (kontrollálás miatt).
Rendezvényhelyszínek biztonsággal való foglalása: 2-6 hónappal az esemény előtt.
Az alapvető grafikai tervezés több korrektúrafordulót számolva: 10-30 munkanap.
Ezeket az átfutási időket célszerű még a tervezési időszak elején felvázolni, így könnyebb az egyes részfeladatok határidejét is megadni.
