„Legyenek példák és modellek a tetteid, nem pedig egy-egy cél elérésének puszta eszközei!” – Szilárd Leó
Az év végi adománygyűjtésről szóló sorozatunkban a szervezeti kultúra és különböző eszközök szerepének elemzése után, jelen jegyzetünkben a kidolgozott eljárások szerepére térünk ki.
Ha már a korábbi évek során megvalósítottunk adománygyűjtő kampányokat – nem csak karácsony előtt – akkor biztosan minden esetben újabb és újabb tapasztalatokkal lettünk gazdagabbak. Ezeket a buktatókat, praktikákat nem csak az emlékezetünkbe kell elraktározni. Fontos, hogy dokumentáljuk: még, ha nem is a történésekkor, de legalább a kampányidőszakot követően ki kell értékelni az eseményeket. A különböző szubjektív véleményeken, „puha” információkon kívül akadnak olyan tapasztalatok, visszajelzések, melyek könnyen adatokká, illetve „lépésekké” konvertálhatók át. Ilyenek a munka során szerzett kapcsolatok, döntési pontok vagy időtávok. Ezek mondhatni minden egyes kampány során viszonylag fix tényezőként jelentkeznek (a kampányok egyedi megjelenése, formái mellett).
Ezeket az információkat fontos, hogy hasznosítsuk. Segítségükkel fel kell vázolnunk egy leírást, ami támaszként szolgál majd a jövőben. Mik is ezek?
Pl. egy regiszter, ami tematikusan fellelhetővé teszi, hogy kihez kell fordulni bizonyos ügyekben (mind szervezeten belül, mind a külső kapcsolatoknál).
Ezen túl létrehozhatunk különböző sablonokat, táblázatokat is, melyek a pénzügyi tervezésnél, időbeosztások megtervezésekor jöhetnek számításba. Különböző képletek alkalmazásával még inkább gyorsíthatunk a jövőbeli tervezéseinken.
Folyamatábrák, diagramok segítségével pedig lemodellezhetjük a kampányok alapvető lefolyását, időbeliségét.
Ilyen „térképek” alkalmazásával a szervezet jelentős időt és pénzt takaríthat meg egy-egy újabb kampány lebonyolításakor. Nem beszélve arról, hogy mindez egy zsúfolt, tevékeny időszakban történik, amikor tényleg minden óra számíthat. Igen nagy hasznot jelent ez a munkaerő fluktuációja esetén is: a könnyebb betanulást és beilleszkedést is segíti, ha megfelelő modellekkel, leírásokkal rendelkezünk.
Ám ne feledkezzünk meg arról, hogy minden egyes kampány után meg kell tennünk a kiértékelést. Ami alapján az eljárás-rendszerünket periódusonként frissítenünk is kell.
